To, že se v nynější době eviduje pracovní doba zaměstnanců jinak než jen čárkami na papíře, to už asi většina ví. Ale jaké jsou rozdíly mezi termíny a jaká jsou nařízení ze strany zákona, to už není věc, která by vzešla do povědomí jen tak.
Ve firmě je nutno si určit, jaká bude výsledná forma evidence a pravidla pro zanesení docházky. Každá společnost si toto může připodobnit svým potřebám. Jediným shodným znakem je, že data musí být průkazná a přehledná tak, aby na žádost kontrolního orgánu, především inspektorátu práce, bylo možné výsledky předložit.
Nutná evidence pracovní doby byla uzákoněna již v roce 2012. Zaměstnavatel je povinen dle § 96 zákoníku práce evidovat pracovní dobu s vyznačením začátku a konce odpracované směny nebo jakékoliv jinak dohodnuté práce, třeba i přesčas. Musí být ze záznamu jasné, zda zaměstnanec odpracoval celou stanovenou pracovní dobu, jestli pracoval přesčas atp. Tato data pak slouží jako podklad pro zpracování mezd, a to je také důvod k dostatečně dlouhé době archivace dat. Evidence musí být zaměstnanci na jeho žádost vydána k nahlédnutí.
Evidence docházky není naopak nijak stanovena zákonem a ani jiný právní předpis ji nenařizuje. V praxi to bývá doba, kdy se zaměstnanec zdržuje v práci – zahrnující i čas pro přípravu pomůcek k výkonu práce. Do docházky si zaměstnanec někdy zaznamenává i činnosti, které dělal v daný den. V některých případech má zaměstnanec k dispozici jeden ze speciálních docházkových systémů, kdy si eviduje pracovní dobu i docházku dohromady.
Zákoník práce také stanoví délku pracovní doby nebo rozvržení pracovní doby a pojmy jako např. směna.
Na správnost evidence by měla dohlížet osoba k tomuto účelu určená, která zodpovídá za správnost údajů. Je totiž povinností zaměstnavatele, nikoliv zaměstnance, docházku evidovat. Zaměstnavatel má ale právo požadovat součinnost při evidování pracovní doby zaměstnancem. Většinou je ale vše na domluvě obou stran.
Z chybně zanesené evidence pracovní doby pak plynou další následky, jako např. zdržení doby nutné k výpočtu mezd mzdovými účetními. V mnoha případech mají společnosti nastaven deadline, který je nutné dodržovat a v daném termínu zaslat podklady pro zpracování mezd. Pokud jsou dodrženy všechny předem domluvené termíny správně a docházka ke zpracování předána kompletní a bezchybná, je to ideální situace.
