Již několik měsíců je v každé účtárně aktuálním tématem účetní závěrka, proto jsme se rozhodli vám o ní napsat něco málo, co považujeme za nejvíce důležité. Soustředíme se na řádnou účetní závěrku, nicméně níže popsané postupy a doporučení by měly být použity také při sestavení mimořádné účetní závěrky.
Účetní závěrka je klíčovým dokumentem, který poskytuje komplexní přehled o finanční situaci podniku ke konci účetního období. Při její přípravě je důležité dbát na soulad s právním řádem a českými účetními standardy. Účetní závěrka musí být sestavena v souladu se zákonem č. 563/1991 Sb., o účetnictví (dále jen ZÚ), s příslušnou vyhláškou, která se dané účetní jednotky týká (nejčastěji Vyhláška č. 500/2002 Sb. nebo Vyhláška č. 504/2002 Sb.). Účetní závěrka se může řídit mezinárodními účetními standardy, pokud je účetní jednotka povinna je dodržovat. V našem článku se však postupy podle mezinárodních účetních standardů nezabýváme.
Kdo je účetní jednotkou a je povinen vést účetnictví a také sestavovat účetní závěrku, stanoví ZÚ. Jaká bude finální podoba účetní závěrky záleží na kategorii účetní jednotky.
Základní součásti účetní závěrky
V České republice tvoří účetní závěrku rozvaha, výkaz zisku a ztráty, příloha, přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu. Přehled o peněžních tocích a přehled o změnách vlastního kapitálu nemusí sestavovat mikro a malé účetní jednotky. Nicméně sestavit alespoň přehled o peněžních tocích pro potřeby managementu doporučujeme i mikro a malým účetním jednotkám.
Uzávěrkové práce
Před samotným sestavením účetní závěrky je třeba projít procesem uzávěrkových prací, zejména těch, které se v průběhu účetního období provádět nemusí nebo nemohou. Tyto operace zajistí, že všechny účetní záznamy jsou kompletní, přesné a aktuální k rozvahovému dni. Dovolte podrobnější popis hlavních uzávěrkových operací, kterými by mělo projít každé účetnictví bez ohledu na velikost účetní závěrky.
1. Inventarizace majetku a závazků
Inventarizace je základním krokem v procesu uzávěrkových operací, který má za úkol ověřit skutečný stav majetku a závazků podniku. České účetní předpisy rozlišují mezi fyzickou a dokladovou inventarizací:
Fyzická inventarizace
Fyzická inventarizace zahrnuje fyzickou kontrolu majetku podniku. Cílem je ověřit, zda údaje zaznamenané v účetnictví odpovídají skutečnému stavu majetku. Týká se především hmotného majetku, jako jsou zásoby, stroje, zařízení, budovy, a také nehmotného majetku, pokud je to možné (například software). Při této inventarizaci je třeba zaznamenat všechny předměty, zhodnotit jejich stav a porovnat tyto zjištění s účetními záznamy. Fyzická inventarizace může vést k nutnosti tvorby opravných položek z důvodu zjištěného opotřebení, poškození nebo ztráty majetku.
Dokladová inventarizace
Dokladová inventarizace se zaměřuje na kontrolu dokumentů a záznamů, které se týkají majetkových práv, pohledávek a závazků. Tento typ inventarizace zahrnuje ověření, zda všechny finanční transakce byly správně zaznamenány a zda odpovídající dokumentace (například faktury, smlouvy, bankovní výpisy) existuje a je správně archivována. Dokladová inventarizace je klíčová pro správné vykázání finančního stavu společnosti, zejména v oblasti pohledávek a závazků. Vhodným nástrojem je konfirmace s odběrateli a dodavateli.
Průběh a záznam inventarizace
Pro každý typ inventarizace je třeba vést přesné záznamy, které dokumentují výsledky a zjištění. Tyto záznamy by měly být podepsané zodpovědnými osobami a archivovány jako důkaz pro možnou budoucí revizi nebo audit. ZÚ stanoví, jak často musí být jednotlivé typy majetku inventarizovány.
Správně provedená inventarizace je nezbytná pro věrohodné finanční vykazování a může pomoci předejít chybám nebo podvodům v účetnictví. Zároveň slouží jako základ pro další účetní úpravy při přípravě účetní závěrky
2. Ocenění majetku a závazků
Majetek a závazky musí být oceněny v souladu s platnými účetními standardy a zásadami. To může zahrnovat přecenění zásob, ocenění dlouhodobého majetku a odpisy, ocenění finančních investic nebo přehodnocení zahraničních měn.
Nezbytnou součástí přípravy účetní závěrky je správné ocenění majetku a závazků, což zajistí, že hodnoty vykázané v účetních knihách přesně odrážejí skutečný stav majetku a závazků podniku ke konci účetního období. Uveďme několik klíčových aspektů, které je třeba zvážit při ocenění majetku a závazků:
Nehmotný a hmotný majetek
Nehmotný majetek jako jsou patenty, licence, software, goodwill a hmotný majetek (např. budovy, stroje, vozidla) se obvykle oceňuje pořizovací cenou sníženou o odpisy. Odpisy odrážejí opotřebení majetku a jeho postupný úbytek hodnoty. Je důležité zajistit, aby odpisy byly vypočítány správně a byly v souladu s účetními zásadami. Rozlišujme účetní odpisy podle účetních předpisů a daňové odpisy podle daňových předpisů.
Finanční majetek
Finanční majetek (např. investice, pohledávky) se oceňuje pořizovací cenou nebo reálnou hodnotou. Pohledávky vyžadují zvláštní pozornost, protože je třeba odhadnout pravděpodobnost jejich splacení a případně vytvořit opravné položky pro pochybné pohledávky.
Zásoby
Zásoby jsou oceňovány buď metodou FIFO (first in, first out) nebo průměrnou cenou. Výběr metody ovlivňuje výsledné ocenění zásob a může mít dopad na výkaz zisku a ztrát. Varianta účtování o zásobách A nebo B ovlivňuje výsledek hospodaření a hodnotu zásob v aktivech podniku, proto je nutné zásobám věnovat patřičnou péči také k rozvahovému dni. V neposlední řadě mohou být na skladě zásoby špatně prodejné či již neprodejné a jejich identifikace by měla vést k tvorbě opravných položek nebo jejich likvidaci, pokud je nelze prodat např. z důvodu expirace. Technologické ztráty či ztratné v maloobchodě jsou další okolnosti, které je nutné promítnout do účetnictví, pokud o nich není účtováno v průběhu účetního období.
Závazky
Závazky musí být oceňovány jejich nominální hodnotou nebo současnou hodnotou budoucích plateb, pokud jsou diskontované. Je důležité, aby byly závazky správně klasifikovány jako krátkodobé nebo dlouhodobé, což ovlivní finanční poměry a likviditu podniku.
Mezi účetním a daňovým oceněním může docházet k rozdílům. Tyto rozdíly musí být správně identifikovány a zaznamenány v účetní závěrce, což může zahrnovat vytváření odložených daňových pohledávek nebo závazků.
3. Srovnání účetních záznamů
Do provedení fyzických inventur je nutné provést také porovnání údajů z různých zdrojů (například účetních záznamů a bankovních výpisů) za účelem zajištění jejich shody a správnosti. Ověřujeme shodu údajů v účetních záznamech s externími dokumenty. Tím se zajišťuje, že všechny transakce byly správně zaznamenány, případně je třeba vyčíslit rozdíly, tzn. manka nebo přebytky a zaznamenat je do účetních knih podle skutečnosti.
4. Opravy a doúčtování
Po identifikaci chyb nebo opomenutí se provedou úpravy a doúčtování pro jejich opravu. To zahrnuje například vypořádání výnosů a nákladů mezi obdobími, opravné položky k dlouhodobému majetku nebo pohledávkám, výše zmíněná manka či přebytky.
5. Sestavení účetní závěrky
Když jsou účetní záznamy podniku kompletní a správné, lze sestavit účetní závěrku v rozsahu a způsobem, které stanoví příslušná vyhláška.
6. Uzavření účetních knih
Po provedení všech potřebných úprav a sestavení účetní závěrky se uzavřou všechny účty. Stavy výsledkových účtů (výnosy a náklady) se převedou na účet zisků a ztrát. Stav účtu zisků a ztrát a všech rozvahových účtů (aktiv a pasiv) se převede na konečný účet rozvážný.
Audit účetní závěrky
Audit účetní závěrky je proces, který ověřuje, že finanční výkazy podniku jsou úplné, správné a v souladu s platnými účetními předpisy a standardy. V České republice je audit povinný pro určité typy nebo velikost společností.
Audit účetní závěrky je povinný pro velké a střední účetní jednotky. Malé účetní jednotky mají povinnost ověřit účetní závěrku auditorem, pokud splňují určitá kritéria velikosti (překročily nebo dosáhly limitů pro bilanční sumu, obrat nebo počet zaměstnanců) a další subjekty, které jsou povinny ověřit účetní závěrku podle zvláštního zákona.
O audit účetní závěrky však může účetní jednotka požádat i v případě, že nesplňuje podmínky povinné ze zákona. V podstatě každá účetní jednotka si může nechat ověřit svoji účetní závěrku auditorem dobrovolně. Audit pomáhá zvýšit důvěru investorů, věřitelů a dalších zainteresovaných stran ve finanční výkazy společnosti. Akcionářům či společníkům může sloužit jako kontrolní mechanismus pro zjištění slabých míst ve finančním řízení a transakčních operacích společnosti.
Archivace
Důležitou součástí účetní praxe je archivace účetních dokumentů. Správná archivace je nezbytná pro dodržení legislativních požadavků, zajištění možnosti auditu a ochranu důležitých firemních informací. Nabízíme základní informace, které byste měli vědět o archivaci účetních dokumentů.
Účetní doklady je třeba uchovávat po dobu stanovenou zákonem, která obvykle činí 10 let od konce účetního období, ke kterému se dokumenty vztahují. Existují však výjimky, kdy některé dokumenty musí být uchovány déle, například dokumenty spojené s nemovitostmi nebo určité smlouvy, mzdové výstupy.
Dokumenty mohou být archivovány v papírové formě nebo elektronicky. Elektronická archivace je stále populárnější díky své efektivitě a snadnému přístupu k dokumentům. Při elektronické archivaci je důležité zajistit, že elektronické systémy splňují všechny požadavky na bezpečnost a že dokumenty jsou pravidelně zálohovány. Nezapomeňte zajistit, aby elektronické dokumenty bylo možné později opět převést do papírové a čtivé podoby. Je důležité mít jasně stanovený proces pro archivaci a pravidelně přezkoumávat a aktualizovat archivační postupy, aby odpovídaly aktuálním právním normám a potřebám podniku.
Praktické tipy a doporučení
Na závěr dovolte několik doporučení, která vám (doufáme) pomohou zvládat účetní závěrku efektivně a minimalizovat potenciální problémy.
Plánování a organizace
Začněte včas a vytvořte si harmonogram uzávěrkových prací. Zajištění, že máte dostatek času na uzávěrkové operace a přípravu závěrky, pomůže předejít chybám z poslední chvíle. Harmonogram pomůže zabezpečit, že všechny kroky budou provedeny včas a nic nebude přehlédnuto.
Průběžné účtování
Udržujte účetnictví aktualizované průběžně, pravidelně kontrolujte a srovnávejte účetní záznamy. Vyvarujete se tak hromadění práce na konec roku. Zajištění, že údaje v účetnictví budou průběžně kontrolovány a srovnány se skutečností, sníží riziko nesrovnalostí a rozsah prací před účetní závěrkou.
Inventarizace a ocenění
Inventarizaci proveďte důkladně nebo zajistěte, aby ji odpovědní pracovníci provedli pečlivě a přesně v souladu s účetními zásadami. Ujistěte se, že všechny položky jsou správně oceněné.
Využití technologie
Automatizujte, kde je to možné. Využití účetního software může výrazně zefektivnit sběr dat, vedení záznamů, výpočty. Pravidelně zálohujte účetní data, aby byla chráněna před ztrátou nebo poškozením. Zajistěte si dostupnost a obnovitelnost zálohových souborů.
Příprava na audit
Připravte dokumentaci pro auditora. Ujistěte se, že potřebné dokumenty jsou úplné a dostupné pro audit. Komunikujte s auditorem včas. Pravidelná komunikace s auditorem může pomoci vyjasnit požadavky a předejít nedorozuměním
Neustálé vzdělávání
Investujte do vzdělání a sledujte změny v právních předpisech. Zajistěte, že jste vždy informováni o nejnovějších změnách v účetních předpisech a standardech. Pravidelné školení a semináře pro účetní tým pomohou udržet dovednosti na nejvyšší úrovni.
