Když jsme jednou takhle seděli nad tvorbou rozpočtu na další rok, v době, kdy jsem pracovala jako finanční manažer velké výrobní společnosti, ředitel naší divize si posteskl: my tady máme tolik lidí, kteří dělají svou práci opravdu poctivě a svědomitě…ale je veškerá ta práce potřeba? Přináší nám užitek? Nějakou hodnotu?
Možná jste jako majitel firmy v podobné situaci, máte pocit, že procesy ve Vaší firmě nejsou optimální, ale nedokážete s tím nic udělat. Nedokážete se na svou společnost podívat pohledem zvenčí jako nezaujatý pozorovatel, protože takhle žijete Vy, Váš management a Vaši zaměstnanci třeba už 20 let, vždycky to takhle bylo dobře, fungovalo to a vydělávalo peníze.
V této situaci je vhodné pozvat někoho zvenčí.
Dobrá zpráva je, že když si v Googlu zadáte hledání „efektivní nastavení firemních procesů“, případně „efektivní nastavení interních kontrol“, objeví se široká škála nabídek produktů a služeb poradenských firem. Doporučuji vybírat firmu, se kterou má někdo, koho osobně znáte, pozitivní zkušenost.
Každopádně vždy pamatujte na to, že externí poradce Vám dokáže „pouze“ pomoct na cestě k cíli, ke kterému se Vy chcete dostat. Ale v prvé řadě to musíte být Vy, kdo ví, kam se chce dostat.
Stejně tak je potřeba získat k podpoře jakékoli změny i management, protože bez podpory managementu a potažmo zaměstnanců žádné změny nedocílíte. Pokud se budou klíčoví lidé Vaší firmy k jakémukoli návrhu pozitivní změny stavět stylem: „a proč bychom něco měli měnit, když to doteď bylo dobře tak, jak to děláme“ a budou proces změny sabotovat, bude to z Vaší strany jen zbytečné vyhazování peněz za poradce. Jestliže se někam chcete opravdu dostat, je možné, že se na cestě za svým cílem budete muset rozloučit i s klíčovými lidmi z managementu, kteří nejsou na stejné lodi jako Vy.
Další věc, na kterou je třeba pamatovat před zahájením změny procesů ve firmě je, že k efektivnímu fungování nestačí jen nastavení a zavedení efektivních procesů, je třeba vytrvat a dodržovat je. Před nějakou dobou jsem se setkala s partnerem poměrně velké české poradenské firmy, která se zabývá mj. strategickým a projektovým řízením a zefektivněním výroby a ten mi vyprávěl o nedávném projektu, který považuje za svou prohru. V jedné firmě, kterou samozřejmě nejmenoval, strávil se svým kolegou několik měsíců a měl skvělý pocit z toho, že se jim povedlo najít spoustu možností pro zefektivnění a ty následně ve společnosti naimplementovali. Ale poté, co jejich zakázka skončila, tak už ve společnosti nebyla vůle v nastavených změnách pokračovat. Říkal: „to bych tam musel být pořád, aby to fungovalo“.
Podobnou smutnou zkušenost mám i já v oblasti vnitřních kontrolních mechanismů. Poznala jsem, jak propastný rozdíl může být mezi tím, jak je určitý kontrolní mechanismus nastaven, aby fungoval, a jak ve skutečnosti funguje, přestože se na první pohled může jevit jako efektivně fungující.
Níže je několik příkladů, na které si dejte pozor, pokud se chystáte nastavit efektivní kontroly ve Vaší společnosti tak, aby se z nich nestal jen byrokratický proces, který Vám nesníží žádné riziko, neušetří peníze, ba naopak bude pro všechny časově náročnou administrativní zátěží.
Objednávkový systém
Procedura: před objednáním jakékoli služby nebo produktu je třeba vytvořit objednávku v objednávkovém systému a mít ji schválenou nadřízeným a dalšími lidmi dle nastaveného schvalovacího schématu. Přijatou fakturu je pak možno zaúčtovat jen na konkrétní schválenou objednávku.
Skutečnost: dodavatelé urgují zaplacení faktur, o kterých účtárna nemá ponětí a nedokáže najít související objednávku, protože zaměstnanci vytvoří objednávku a pošlou ji ke schválení až poté, co si službu nebo věc objednali.
Dalším úskalím se může stát, že schvalovatelé objednávek mají pouze možnost formální revize objednávky, ale v rámci své pozice v organizační struktuře společnosti nemají reálnou možnost někomu jeho objednávku zamítnout, i kdyby ji považovali za naprostou zbytečnost z pohledu ekonomického přínosu pro společnost (např. květina do kanceláře člena managementu za 7 tis. Kč).
Výběrové řízení
Procedura: pokud objednávka přesáhne určitou částku, je třeba nejprve udělat výběrové řízení z alespoň 3 nabídek.
Skutečnost: v objednávkovém systému se objeví krátce po sobě několik objednávek stejného typu a na stejného dodavatele vždy v částce lehce pod limit pro povinnost výběrového řízení. Vzhledem k úskalí popsanému výše je pak na vůli objednatele, zda uzná úmyslný pokus o podvod a připraví srovnání s dalšími dvěma konkurenčními nabídkami.
Podobně „smysluplný“ je proces výběrových řízení, když se v nich objevuje poměrně malá skupinka vybraných dodavatelů a pokud si člověk při schvalování dá tu práci a najde levnější nabídku, je mu nákupním oddělením vysvětleno, že služby nebo produkty těchto dodavatelů jsou v něčem jiné/specifické/jedinečné a od nikoho jiného dané služby nebo produkt objednat nelze. Člověk si pak (snad objektivně) klade otázku, jestli tito dodavatelé nejsou jedineční tím, že zaměstnancům nákupního oddělení poskytují určité provize z obratu. Abych nebyla kritická pouze k nákupčím, kdysi se mi svěřil finanční ředitel jedné výrobní firmy, že od té doby, co jejich společnost začala spolupracovat s jistou pracovní agenturou, nemají jediný nástup operátora výroby do zaměstnaneckého poměru, ale nemá žádný důkaz, aby prokázal, že je HR managerka s pracovní agenturou nějak domluvená.
Spřízněné osoby zaměstnanců jako dodavatelé
Procedura: ve společnosti obecně platí zákaz uzavírání smluv s firmami rodinných příslušníků zaměstnanců na významné služby (dopravní služby, opravy strojů apod.), pokud není jednoznačně prokázáno, že je taková smlouva finančně nejvýhodnější pro společnost.
Skutečnost: pokud je objednávka podepsána stejným jménem jako je osoba, na kterou je daná objednávka adresována, je reálná šance identifikovat porušení firemního pravidla. Těžko ovšem člověk hledá souvislost mezi zaměstnancem a dopravní firmou jeho zetě, když jsou jejich příjmení odlišná.
Snad Vám těchto několik příkladů z praxe, kdy se nastavení vnitřního kontrolního systému ve firmě nepovedlo, pomůže. V případě zájmu Vám náš tým rád poskytne odbornou pomoc s nastavením adekvátních kontrolních procedur.
