Náklady na firemní vozový park mohou představovat nemalou částku v rozpočtu každé firmy. Firemní flotila spolyká kromě nutných servisních nákladů i finanční prostředky za pohonné hmoty, pojištění vozidel, servis a opravy, silniční daň atd. Firma by si vždy měla spočítat, zda se jí vyplatí vozidlo v případě, že nemá dostatek volných finančních prostředků, raději pořídit na úvěr, finanční leasing či operativní leasing. Případně zda raději, v případě menší potřeby služebních jízd, nevyužít osobních vozidel zaměstnanců pro firemní účely s patřičnými náhradami zaměstnancům, které jsou do výše zákonem stanovených limitů daňovými náklady firmy. Zde jde zejména o náhradu za 1 km jízdy a náhradu za spotřebované PHM. Firma by také v tomto případě neměla zapomenout na výše zmíněnou silniční daň, kterou uhradí na základě podání přiznání k dani silniční, a to buď za daný počet kalendářních dní, ve kterých byla firemní jízda vykázána, nebo za celé měsíce, kdy se soukromé vozidlo k služebním účelům užívalo (záleží na četnosti jízd; při nižší četnosti doporučujeme denní sazbu 25,- Kč/den, při vyšší četnosti pak sazbu měsíční).
Fyzické i právnické osoby mohou také využít tzv. Paušální výdaj na dopravu, a to maximálně u 3 vlastních motorových vozidel. Je ale třeba dodržet všechna ustanovení zákona č. 586/1992 Sb. O daních z příjmů, ve znění pozdějších předpisů (dále jen „ZDP“) viz. §24 odst. 2 písm. zt). Poskytování firemních vozidel pro soukromé účely zaměstnancům je také určitou formou nepeněžního benefitu. Na co si při tom dát pozor?
V případě, že poskytnutí vozidla pro služební i soukromé účely zaměstnavatel uvede v pracovní smlouvě nebo v platných vnitřních předpisech organizace, pak má takový úkon zaměstnavatele daňové dopady i v období, ve kterém ke skutečnému využití vozidla pro soukromé účely vůbec nedošlo. Pokud možnost využití automobilu pro služební i soukromé účely nevyplývá z žádných pracovně-právních dokumentů či vnitřních směrnic, potom má poskytnutí vozidla pro soukromé účely daňové dopady pouze v těch měsících, ve kterých k této situaci prokazatelně došlo (např. dle evidence jízd). Poskytnutí vozidla pro služební i soukromé účely se z hlediska daně z příjmů považuje za nepeněžní příjem zaměstnance, jehož zdanění se řídí dle § 6 odst. 6 „ZDP“. Za nepeněžní příjem považují tento akt i platné předpisy upravující odvody sociálního a zdravotního pojištění. Zdaněno bude buď každý měsíc nebo v příslušném měsíci použití vozidla pro soukromé účely 1 % z pořizovací ceny automobilu včetně DPH, které je i základem pro odvod zdravotního a sociálního pojištění. V souvislosti s použitím vozidla pro firemní i soukromé účely bude znamenat i krácení odpočtu DPH z pořizovací ceny a ze všech nákladů spojených s provozem vozidla. Poměr soukromých a služebních kilometrů je potřeba evidovat, pravidelně vyhodnocovat a sledovat případnou povinnost úpravy či vyrovnání odpočtu DPH, a to po dobu 5 let od pořízení vozidla. U takto užívaných vozidel pak nelze uplatnit výše zmíněné paušální výdaje na dopravu, ale je naopak možné uplatňovat v plné výši daňové odpisy a stejně tak lze výdaje spojené s provozem vozidla považovat za daňově účinné v plné výši (dle výkladu GFŘ, publikovaného v pokynu D-22).
V souvislosti s použitím vozidla pro soukromé účely je nutné podat vyúčtování spotřebovaných PHM na soukromých cestách zaměstnance, a to buď pouze za příslušný měsíc nebo pravidelně za každý měsíc (při úpravě použití vozidla smlouvou nebo interními směrnicemi).
Z důvodů povinností a spojených nákladů plynoucích z poskytování firemních vozidel i pro soukromé účely se firmy snaží tento benefit oficiálně neposkytovat. Časté jsou příklady toho, že zaměstnavatel vozidlo pro soukromé účely zaměstnanci neposkytuje, ale umožní mu vozidlo parkovat v místě bydliště či rozšíří místo výkonu práce na celou ČR. Někteří zaměstnavatelé i přes oficiální zákaz používání firemních vozidel pro soukromé účely tolerují. Zde je však potřeba brát v úvahu riziko spojené s případnou havárií, kdy nese veškeré následky zpravidla zaměstnanec. Stejně tak zaměstnanec, který vědomě nesprávně eviduje a vykazuje soukromé jízdy jako služební, může pak být i částečně odpovědný za případný doměrek daně.
