Čas neúprosně letí a máme tady opět leden, který je pro většinu společností měsícem uzavírání účetních knih a přípravy roční účetní závěrky.
Dobrou zprávou je, že v roce 2020 nedošlo ke změnám v zákoně č. 563/1991 Sb., o účetnictví, v prováděcí vyhlášce č. 500/2002 Sb., pro podnikatele ani v českých účetních standardech pro podnikatele.
Aktualizace v účetní oblasti nastaly pouze v nově schválených interpretacích Národní účetní rady, a to:
- I-40 Vykazování nehmotných výsledků výzkumu a vývoje
- I-41 Zákaznické věrnostní programy
- I-42 Cizoměnové pohledávky s opravnou položkou
- I-43 Poskytnuté zálohy vedené v cizí měně
Všem, kterých se dané oblasti týkají, doporučuji si tyto nové interpretace prostudovat.
Přestože účetní závěrka za rok 2020 nebude znamenat změny vyplývající ze změn účetní legislativy, připravila jsem pro Vás souhrn bodů, které považuji jak z pohledu auditora, tak z pohledu bývalého finančního manažera ve výrobní společnosti, za TOP 10 a za nejpodstatnější body, na něž byste při přípravě účetní závěrky neměli zapomenout:
- Dlouhodobý hmotný majetek – u výrobních firem doporučuji analyzovat současnou a předpokládanou budoucí využitelnost jednotlivých výrobních strojů a při identifikaci přechodného znehodnocení vytvořit opravnou položku. Pokud Vaše společnost podléhá auditu, určitě to bude jedna z oblastí, na kterou se Váš auditor při auditu roku 2020 s ohledem na současnou globální ekonomickou situaci zaměří.
- Dlouhodobý nehmotný majetek – zde opět u výrobních firem, a to těch, které mají v souvislosti s projekty náklady na vývoj aktivovaný do nehmotného majetku (kritéria viz interpretace I-40) doporučuji analyzovat aktuální očekávanou rentabilitu projektu a v případě, že součet nákladů na vývoj a nákladů na výrobu v průběhu projektu ve srovnání s očekávanými výnosy projektu budou naznačovat ztrátu, vytvořit adekvátní opravnou položku i na aktivovaný nehmotný majetek související s vývojem.
- Zásoby – většina účetních jednotek analyzuje své zásoby s ohledem na obrátkovost, případnou expiraci a realizovatelnou hodnotu. S ohledem na současnou situaci doporučuji zaměřit se především na tu realizovatelnou hodnotu, tedy zda jsou zásoby opravdu prodejné, zda nebyly např. vyrobeny pro konkrétního zákazníka, který je nebude moct odebrat, případně zda nebude nutné se zákazníkem dohodnout slevu, která bude znamenat, že budou zásoby prodány pod účetní hodnotou. Pro specifická odvětví, kde účetní jednotka obdrží na základě smluvních podmínek od dodavatele obratový bonus, je také potřeba, pokud bonus nebyl do data závěrky obdržen, tento očekávaný bonus odhadnout a zohlednit v hodnotě zásob, které jsou k datu závěrky stále na skladě (tj. snížit hodnotu zásob oproti dohadné položce aktivní) a samozřejmě také oproti hodnotě již prodaných zásob ve výkazu zisku a ztráty, na které se bonus bude vztahovat.
- Pohledávky – většina účetních jednotek sleduje pohledávky po splatnosti a má metodiku pro tvorbu opravných položek, nejčastěji se setkáváme s tvorbou 50% OP na pohledávky po splatnosti déle než 180 dní a 100% OP na pohledávky po splatnosti déle než rok. Často se ovšem zapomíná na potenciální specifické opravné položky: doporučuji analyzovat bonitu odběratelů i u pohledávek, které jsou po splatnosti méně než 180 dní a pokud je zřejmé, že odběratel nebude schopen své závazky uhradit, přestože faktury k datu závěrky nejsou po splatnosti více než půl roku, jedná se o zřejmý titul pro opravnou položku. Občas také vedu se svými klienty diskuzi na téma opravných položek na pohledávky ve skupině – u reportingových balíčků, které slouží pro účely skupinové konsolidace, a vzájemné vztahy ve skupině se eliminují, nejsou potenciální opravné položky až tak stěžejní, nicméně pro účely statutárních výkazů není „vztah ve skupině“ ospravedlněním, proč netvořit opravné položky, pokud je zřejmé, že daná společnost ve skupině nemá dostatek finančních prostředků ke splacení pohledávek, nebo má dokonce záporný vlastní kapitál.
- Dohadné účty pasivní – u této položky jsem se mnohokrát setkala jak s významným nadhodnocením, tak s významně chybějícími dohady. Vysvětlení pro chybějící dohady byly ze strany finančního oddělení vždy podobné: „když oni nám to neřeknou, jak to máme vědět, že nám nějaké náklady chybí“. S odstupem času tomuto argumentu upřímně rozumím. Ani účetní ani finanční ředitel opravdu sám dohady nevymyslí bez relevantního vstupu všech, kteří mají možnost si cokoli objednat bez posvěcení finančního oddělení. Ve výrobní společnosti, kde jsem pracovala, jsme mívali opačný problém a setkala jsem se s podobnou situací i u svých klientů. Vstupem pro dohadné položky pasivní byly otevřené, tj. nevyfakturované objednávky, které jsme měli v SAP. Bohužel ne všichni, kteří měli objednávky na starost (mimo pravomoc finančního oddělení, protože objednávky byly schvalovány controllingem v jiném systému) na konci roku podrobně analyzovali otevřené objednávky, často objednávky zůstávaly otevřené, i když veškeré související faktury již byly obdrženy. Ze své podstaty je dohad tím nejlepším možným odhadem, který je k datu závěrky možný udělat, nejedná se o přesnou částku, nicméně doporučuji dle velikosti firmy zavést proceduru, která zajistí co nejpřesnější odhad, u menších firem alespoň checklist běžných pravidelných nákladů, které společnost mívá, na které by dohad určitě měl být zaúčtován, pokud faktura do data uzavírání účetních knih nepřišla.
- Časové rozlišení aktivní a pasivní – u účtů časového rozlišení se občas setkávám s problémem nadhodnocení zůstatku ve smyslu, že je účtováno o nákladu nebo výnosu, který nebyl výdajem nebo příjmem daného roku, proti závazku nebo pohledávce, což nesplňuje definici časového účtu dle vyhlášky 500/200 Sb., kterou se provádějí některá ustanovení zákona č. 563/1991 Sb., o účetnictví.
- Zálohy – podobně jako u účtů časového rozlišení se u přijatých a zaplacených záloh setkávám s nadhodnocením zůstatků, když je o zálohách účtováno proti pohledávce nebo závazku, ne proti uskutečněné nebo přijaté platbě. Pozor také na správnou prezentaci zaplacených záloh: zda se jedná o běžnou provozní zálohu, zálohu na majetek nebo zálohu na zásoby.
- Pořizovaný majetek – u účtů skupiny 04x mívají účetní jednotky dva typy chyb: majetek se již používá, měl být aktivován do majetku a odepisován, nebo se jedná o historickou položku, u které není pravděpodobnost, že se bude realizovat a měla by být odepsána jako zmařená investice.
- Rezervy – jste si jistí, že nemáte žádný titul pro účtování rezervy? Posoudili jste své projekty? Netýkají se Vás garanční opravy? Nevedete žádný soudní spor? Pokud máte zaměstnance, tak byste měli zaúčtovat minimálně rezervu na nevybranou dovolenou. Setkala jsem se s řadou vysvětlení, proč o rezervě na nevybranou dovolenou neúčtovat, většinou ve smyslu, že práci člověka na dovolené udělá někdo jiný bez dodatečných nákladů. Vážně? Pokud to je pravda, tak buď plýtváte mzdovými náklady, protože některé lidi evidentně nepotřebujete, nebo Vaši lidé mají významné přesčasy, které jim nejsou proplaceny.
- Záporné pohledávky a kladné závazky – při analýze sald pohledávek a závazků často nacházíme buď záporný zůstatek pohledávky u určitého zákazníka nebo kladný zůstatek závazku u určitého dodavatele. Důvodem mohou být nespárované platby, dobropisy apod. V těchto případech doporučuji reklasifikaci na úrovni výkazů.
Někteří mí klienti si také občas stěžují, že jim jejich účetní software nedokáže sám vytvořit finanční výkazy a oni neví jak na to. Určitě doporučuji všem, kterým účetní software tvoří finanční výkazy automaticky, pravidelnou kontrolu mapování jednotlivých účtů na řádky výkazů. Všem ostatním, kteří si výkazy musí tvořit manuálně, mohu doporučit formuláře pro přípravu účetní závěrky, které vytvořila společnost Deloitte, kde jsem 17 let pracovala. Na jejich stránkách najdete formulář pro finanční výkazy, které lze použít jak v českém, tak anglickém nebo německém jazyce. A v těchto jazykových verzích také připravují formuláře Přílohy účetní závěrky pro různé velikostní kategorie společností. Navíc v české verzi zveřejňují checklist, jaké údaje Příloha účetní závěrky musí obsahovat dle kategorizace společnosti. Aktuální formuláře pro účetní závěrku za rok 2020 naleznete zde:
Pokud byste měli jakékoli dotazy nebo pochybnosti při přípravě účetní závěrky, neváhejte se na mě obrátit.
