Běžnou součástí ekonomických transakcí většiny společností jsou platby záloh či jejich přijetí.
V průběhu účetního období bývají poskytnuté zálohy účtovány zápisem Má Dáti na účtu 314 – Poskytnuté zálohy, jejich zúčtování s přijatou fakturou pak zápisem Dal účtu 314 – Poskytnuté zálohy. Obdobně se přijaté zálohy účtují zápisem Dal na účet 324 – Přijaté zálohy a jejich zúčtování s vystavenou fakturou zápisem Má Dáti účtu 324 – Přijaté zálohy.
Na konci účetního období je třeba udělat detailní revizi těchto účtů a připravit jejich inventuru. Inventurou účtu myslím seznam otevřených položek, ne dlouhou a nic neříkající sjetinu s kladnými a zápornými položkami, která na konci váže na zůstatek v hlavní knize.
Inventura účtů záloh je ovšem jen prvním krokem. Společnosti by si také na konci účetního období měly položit otázky, zda:
- se skutečně jedná o pohledávku nebo závazek, tedy co je podstatou každé zálohy,
- účtovat nebo neúčtovat o kurzovém rozdílu, pokud byla záloha v cizí měně.
Ke zjištění, zda se jedná o pohledávku nebo závazek, si můžeme položit jednoduchou otázku: Dostanu své peníze zpět? Resp. budu přijatou zálohu vracet? Pokud jsme si odpověděli, že ANO, tedy, že se např. služba, za kterou jsme zálohu zaplatili, nebude realizovat, jedná se o pohledávku a v případě cizoměnové zálohy ji také ke konci roku přeceníme závěrkovým kurzem.
Ve většině případů poskytnutých záloh si ovšem odpovíme, že neobdržíme zpět peněžní prostředky, nýbrž určité plnění. Může se jednat o:
- plnění ve formě majetku, záloha je tedy dílčí část pořizovací cenu majetku a vykáže se v rozvaze rámci dlouhodobého hmotného nebo nehmotného majetku,
- plnění ve formě zásob, záloha je tedy dílčí část ceny za pořizované zásoby a vykáže se v rozvaze v rámci zásob,
- plnění ve formě služby, která nám bude poskytnuta v budoucnu, a tím pádem by měla být v rozvaze vykázána jako náklad příštích období.
Ve všech těchto výše popsaných případech se tedy nebude jednat o pohledávku, a tím pádem se kurzový rozdíl v případě cizoměnové poskytnuté zálohy účtovat k rozvahovému dni nebude.
Obdobně si u přijatých záloh často odpovíme, že nebudeme vracet zákazníkům peníze, ale poskytneme jim nějaké zboží nebo služby, tzn. přijali jsme dílčí plnění za něco, co se bude realizovat v následujícím účetním období. Taková záloha se v rozvaze vykáže jako výnos příštích období, který se k rozvahovému dni nepřepočítává rozvahovým kurzem v případě cizoměnové zálohy.
Běžným případem také bývá, že k určité pravidelně přijímané službě společnost platí v průběhu roku zálohy a až po konci roku obdrží vyúčtování, např. u energií. Nejpozději k rozvahovému dni společnost musí (pokud tak neúčtuje průběžně během roku) v nákladech zachytit celkové náklady na energie daného roku a pokud do data přípravy závěrky společnost neobdržela fakturu od dodavatele, zaúčtuje celkové odhadované náklady proti účtu 389 – Dohadné účty pasivní. Tento dohad pasivní by měl být v rozvaze vykázán pouze ve výši odhadovaného závazku vůči dodavateli energie, tedy snížené o hodnotu již zaplacených záloh za energie za dané období, v opačném případě by byla aktiva i pasiva rozvahy společnosti nadhodnocené.
Obdobně, pokud společnost např. pronajímá byty a přijímá v rámci nájemného i zálohy na energie, na konci roku by měla vykázat dohad aktivní na dosud nepřefakturované energie nájemníkům ponížený o již přijaté zálohy.
Podrobněji k tomuto tématu také v interpretacích Národní účetní rady I-43 a NI-67.
