Tímto článkem navazujeme na poslední listopadový příspěvek, kde bylo řečeno, že někdy se účetní ocitne v prekérní situaci, a i když by vlastně ani nemusel, ví o svém klientovi, kterému zpracovává účetnictví, tolik informací, aniž by to bylo pro jeho práci nutné.
Pokud subjekt uhradí jakýkoliv nákup firemní kartou, je nutné mít k němu účtenku, ze které bude jasně vidět, o jaký typ a druh nákupu šlo a zda je relevantní k jeho podnikatelské činnosti.
Dalším takovým někdy až úsměvným okamžikem při práci účetního je vyúčtování služebních cest klienta.
Je pravdou, že se mnohem více úspěšných jednání uskuteční na obědě nebo večeři než za zavřenými dveřmi jednací místnosti. Nemělo by být ale opomíjeno, že na účtence je vidět, v kolik hodin je účet firemní kartou hrazen a kolik bylo spořádáno jídel a vypito alkoholu. Samozřejmě pokud je vše v pořádku, může být doklad zaúčtován jako nedaňový náklad firmy na její reprezentaci. Pokud má účetní nějaké dotazy k účtence, může se pak majitel karty cítit trochu trapně.
Ještě horší situace může nastat při nákupu letenek nebo objednání hotelových pokojů. Na stvrzence jsou většinou uvedena i jména hostů a pokud konkrétní jméno ve firmě vůbec nefiguruje, je povinností účetního doptat se. Smůlou majitele karty pak může být skutečnost, že se účetní zeptá například jeho manželky pracující ve firmě, ale ani ta jméno dámy na objednávce nezná.
Rada na závěr pro subjekty používající firemní karty tedy je: než doklad předáte svému účetnímu, je třeba si ho pořádně prostudovat, nebo a to hlavně, ideálně ještě před platbou firemní kartou promyslet, zda tento výdaj opravdu patří do účetnictví firmy.
I účetní je jen člověk a pokud chce svou práci dělat správně, je jeho povinností a odpovědností znát veškeré souvislosti týkající se účetního případu.
