Účetní je osoba, která o subjektu, kterému zpracovává účetnictví ví mnoho informací, nebo by to alespoň tak být mělo. Všechny podklady, které dostane k dispozici zpracuje a z nich pak vyvodí následky relevantní pro zpracování účetnictví.
Někteří podnikatelé ovšem dávají svým účetním natolik volnosti a kreativity co se týče rozhodnutí o tom, co vše patří do účetnictví, že mnohdy účetní ví vlastně více informací, než jaké by chtěl znát. Tato otázka je de facto otázkou daňové uznatelnosti. Pokud je výdaj hrazen z firemního účtu, není zde žádný prostor pro to, aby účetní rozhodoval o tom, zda doklad bude či nebude součástí účetnictví. Pokud doklad účetní neobdrží, je jeho povinností se ptát po skutečném stavu dokladu.
Podnikatelé by měli své účetní, mnohdy externí, umět provést skutečnostmi týkajícími se vedení firmy, tedy těmi, které souvisí s činností účetního. Externí účetní totiž nemusí dopodrobna znát chod firmy a některé skutečnosti se mu mohou na první pohled jevit jako nesourodé a nejasné. Je tedy na místě subjektu umět tyto skutečnosti objasnit.
Pokud je subjekt fyzická osoba, je vřele doporučováno zřídit si podnikatelský účet a z něj hradit nákupy týkající se podnikání. Pokud jeden účet slouží k soukromé i podnikatelské činnosti, může pak být pro účetního složitější a pro subjekt mnohdy rozpačité, odpovídat na otázky typu kde co kupoval za tuto částku. Zde už se účetní dozví často i pro něj nepodstatné věci a nabídne se mu tak pohled do soukromí subjektu, který by mnohdy možná ani znát nemusel.
V případě profesí spojených s pořízením materiálu v rámci podnikatelských nákupů je nutné, aby na účtence bylo jasně uvedeno, jaké položky byly nakoupeny v rámci výkonu práce a které ne. Přecejen v hobbymarketu je možno pořídit i květinu pro manželku k narozeninám 😊 ale s výkonem práce to nemá přímo nic společného.
U právnických osob, hlavně majitelů malých s.r.o. je třeba ze strany účetních dát si pozor na to, pokud subjekt uhradí firemní kartou např. soukromý nákup v supermarketu, aby bylo pak možné prokázat, že např. u sebe doma nebo v kanceláři uspořádal obchodní jednání s využitím surovin a vším nakoupeným pohoštěním. Pak je možné náklad zaúčtovat na reprezentaci. Pokud tuto skutečnost ovšem jaksi prokázat nelze, mohl by takový nákup představovat např.:
- Daňový výdaj (v případě nákupu kancelářských potřeb)
- Nedaňový výdaj (při nákupu kávy do kuchyňky kanceláře)
- Připočitatelný výdaj k odměně společníka – zde tato situace nastává, pokud je neprokazatelné, že by nákup mohl posloužit činnosti v rámci podnikání subjektu => paragon z obchodu by se měl stát správně součástí mzdových podkladů společníka s příslušným zdaněním jako nepeněžní forma odměny
Podstatnou součástí spolupráce musí být také komunikace účetního a podnikatelského subjektu. Pokud si každý z nich pracuje takzvaně na svém písečku, mnohdy výsledek nebývá uspokojivý.
